Optimització analítica a L’Hospitalet de Llobregat
La majoria de ciutats catalanes amb cert volum de població programen una considerable oferta cultural que, en bona part, és responsabilitat directa dels ajuntaments. Moltes administracions generen indicadors per a una correcta avaluació de l’impacte d’aquesta activitat entre la ciutadania i rendir comptes, manament de qualsevol institució pública. Tanmateix l’allau de dades provinents de múltiples fonts representen, sovint, una tasca de processament i avaluació feixuga.
L’Àrea d’educació, innovació i cultura de l’Hospitalet de Llobregat, amb el suport del Centre de Recursos Culturals (CERC) de la Diputació de Barcelona, ens va encarregar a teknecultura un projecte per a l’optimització analítica que faciliti l’avaluació de l’activitat cultural de la segona ciutat més poblada de Catalunya.
Punt de partida a l’Hospitalet: necessitat d’un canvi de model
L’Hospitalet de Llobregat té una llarga tradició en planificació i innovació en el camp de la cultura. L’Ajuntament és responsable directe de 21 equipaments culturals i de nombrosos programes transversals. Tota l’activitat que es genera es sintetitza en un conjunt d’indicadors clau que formen part de la memòria anual (quants assistents? quanta oferta? quants projectes de creació? etc.).
El procés d’avaluació té l’origen en arxius de dades amb diverses fonts (softwares específics, fulles excel i bases de dades access, etc.). A més, el flux de la informació es produeix a través d’arxius intermedis o des del propi correu electrònic. Es tracta d’un model analític dispers que fa impossible un tractament integral de les dades amb un procés de recollida i explotació que no és ni sistemàtic ni automatitzat. Aquestes condicions impliquen que cal destinar-hi temps i que el processament i el tractament de les dades i el seu flux requereix d’altes dosis de manualitat i possibilitat d’error. I a més, es tracta d’un procés laboriós pels equips i impossibilita aplicar una avaluació continuada per a la presa de decisions.
Per tots aquests factors es fa necessari un canvi en el model analític.
Disseny i implementació d’un nou model analític
Davant el volum d’informació i les dificultats presents en el seu processament l’objectiu passa per sistematitzar i donar coherència als processos de recopilació, processament, explotació i visualització de dades. El resultat ha estat l’establiment d’un veritable model analític que permet una ràpida i eficient anàlisi visual de l’activitat cultural de l’Hospitalet de Llobregat, tant des d’un punt de vista global com a través del detall de cada equipament o districte.
D’aquesta manera, les dades s’integren i es centralitzen a una única estructura que es connecta a uns panells Bussiness Inteligence per a la seva visualització i consulta. Igualment es disposa de forma senzilla de les dades que demanen altres administracions, com per exemple els Cercles de Comparació Intermunicipal, entre d’altres.
Aquest canvi minimitza els esforços i els possibles errors en les dades, proporciona una semi-automatització del procés amb una mínima inversió tecnològica. Així mateix, la implementació es fa mitjançant la formació i capacitació de totes les àrees amb l’ús de les eines emprades i amb una visió d’aprofitar el màxim l’entorn open data de l’Hospitalet de Llobregat.
Ras i curt, quins son els beneficis, però també les amenaces del canvi de model?
Beneficis procés analític amb model de dades
- Accés centralitzat a les dades
- Coherentització de les diferents fonts permet agregar i comparar les dades
- Optimització del manteniment
- Escalabilitat i acumulació de dades històriques
- Minimització d’errors humans en les dades i en l’anàlisi
- Estalvi significatiu de temps a registre i especialment a elaboració arxius anàlisi
- Millora de les possibilitats de la cerca d’informació
- Mínima inversió tecnològica, però base evolucionable a una estructura de base de dades automatitzable
Amenaces procés analític amb model de dades
- Resistències al canvi
- Fase inicial de transició on les millores no són evidents i el sobrecost d’implementació sí
- Corba d’aprenentatge
- Necessitat de capacitació o suport extern de manteniment
Com ho hem fet? Metodologia
El nou model analític parteix d’uns fitxers de registre que permeten una captació coherent i homologada dels camps que es requereixen per a l’anàlisi i l’avaluació. Cada unitat o àrea ha de completar i registrar uns nous excels de captació a partir de les seves pròpies fonts. Es tracta d’un sistema senzill i flexible que delimita els diferents nivells de registre de les dades i que no invalida futures integracions o automatitzacions amb les fonts de dades originals. La integració significaria un procés totalment automatitzat però, ara mateix, és molt més costós tant el seu desenvolupament com el manteniment
Així, totes les fonts de dades són connectades a través d’un sistema ETL que permet l’alimentació d’una base de dades única de forma semi-automatizada.
L’esquema del model analític és el següent:
La base de dades o model es composa d’un conjunt de taules relacionades a través de diferents camps. Hi ha dues grans categories de taules:
- Aquelles amb la informació dels fets, els actes/activitats de les que volem guardar informació, bàsicament registren mètriques, nombres, per exemple: assistències, usos, concessions de subvenció, campanyes de continguts digitals, etc.
- I les taules que descriuen els elements que “actuen” en els fets, les taules amb els atributs de les dimensions dels fets. Per exemple: els espectacles que es venen, les exposicions que s’exhibeixen, els centres culturals o equipaments on es desenvolupa l’activitat, el tipus de públic a qui va dirigida o el tipus d’activitat, etc.
Les relacions entre les diferents taules del model (fets i dimensionals) ens deixen un model de dades clàssic en forma d’estrella. El model integra tots els càlculs i mètriques que han de permetre poder respondre les principals preguntes que l’Àrea d’educació, innovació i cultura de l’Hospitalet es fa al voltant de l’activitat cultural. A la vegada aquests càlculs permeten extreure les variables que es requereixen des dels Cercles de Comparació Intermunicipal.
L’optimització analítica serà clau en la generació de coneixement i facilitarà l’avaluació de l’activitat cultural i la presa de decisions del Servei de Cultura de l’Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat.
A les organitzacions culturals, com a qualsevol altra, el més important no són les dades en elles mateixes sinó el coneixement que poden generar-ne. Aquesta coneixença aplicada a una lògica d’avaluació és el que ha de permetre que les organitzacions implantin millores contínues.
De fet, el coneixement que es pot extreure en l’actualitat a través de les dades ens ha de permetre poder prendre decisions en un marc d’avaluació continuada i, per tant, de millora i rendició de comptes. Sense oblidar que aquest tipus de projectes en el món local fomenten el desenvolupament de polítiques culturals que poden servir d’exemple per altres municipis.
Consulta o descarrega la memòria completa del projecte aquí:
