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Evaluar la acción cultural desde los municipios

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Optimización analítica en L’Hospitalet de Llobregat

visualización BI L’Hospitalet de Llobregat con test data

La mayoría de ciudades con cierto volumen de población programan una considerable oferta cultural que, en buena parte, es responsabilidad directa de los ayuntamientos. Muchas administraciones generan indicadores para una correcta evaluación del impacto de esta actividad y así rendir cuentas, mandamiento de cualquier institución pública. Sin embargo la avalancha de datos provenientes de múltiples fuentes representa, a menudo, una tarea de procesamiento y evaluación muy pesada.

El Área de eduación, innovación y cultura de L’Hospitalet, con el apoyo del Centre de Recursos Culturals (CERC) de la Diputación de Barcelona, ​​nos encargó a teknecultura un proyecto para la optimización analítica que facilite la evaluación de la actividad cultural de la segunda ciudad más poblada de Cataluña.

Punto de partida en L’Hospitalet: necesidad de un cambio de modelo

L’Hospitalet de Llobregat tiene una larga tradición en planificación e innovación en el campo de la cultura. El Ayuntamiento es responsable directo de21 equipamientos culturales y de numerosos programas transversales. Toda la actividad que se genera se sintetiza en un conjunto de indicadores clave que forman parte de la memoria anual (Cuántos asistentes? Cuánta oferta? Cuántos proyectos de creación? Etc.).

El proceso de evaluación tiene su origen en archivos de datos con varias fuentes (softwares específicos, hojas excel y bases de datos access, etc.). Además, el flujo de la información se produce a través de archivos intermedios o desde el propio correo electrónico. Se trata de un modelo analítico disperso que hace imposible un tratamiento integral de los datos con un proceso de recogida y explotación que no es ni sistemático ni automatizado. Estas condiciones implican que hay que destinar tiempo y que el procesamiento y el tratamiento de los datos y su flujo requiere altas dosis de manualidad y posibilidad de error. Además, se trata de un proceso laborioso para los equipos e imposibilita aplicar una evaluación continua para la toma de decisiones.

Por todos estos factores se hace necesario un cambio en el modelo analítico.

Disseño e implementación de un nuevo modelo analítico

Ante el volumen de información y las dificultades presentes en su procesamiento el objetivo pasa por sistematizar y dar coherencia a los procesos de recopilación, procesamiento, explotación y visualización de datos. El resultado ha sido el establecimiento de un verdadero modelo analítico que permite un rápido y eficiente análisis visual de la actividad cultural de L’Hospitalet de Llobregat, tanto desde un punto de vista global como a través del detalle de cada equipamiento o distrito.

De este modo, los datos se integran y se centralizan en una única estructura que se conecta a unos paneles Bussiness Inteligence para su visualización y consulta. Igualmente se dispone de forma sencilla de los datos que piden otras administraciones, como por ejemplo los Círculos de Comparación Intermunicipal de la Diputación de Barcelona, entre otros.

Estos cambios minimizan los esfuerzos y los posibles errores en los datos, proporciona una semi-automatización del proceso con una mínima inversión tecnológica. Asimismo, la implementación se hace mediante la formación y capacitación de todas las áreas con el uso de las herramientas utilizadas y con una visión de aprovechar el máximo el entorno open data de l’Hospitalet de Llobregat..

En resumen, cuáles son los beneficios, pero también las amenazas del cambio de modelo?

Beneficios proceso analítico con modelo de datos

  • Acceso centralizado a los datos
  • La coherentización de las diferentes fuentes permite agregar y comparar los datos
  • Optimización del mantenimiento
  • Escalabilidad y acumulación de datos históricos
  • Minimización de errores humanos en los datos y en el análisis
  • Ahorro significativo de tiempo a registro y especialmente en elaboración archivos análisis
  • Mejora de las posibilidades de la búsqueda de información
  • Mínima inversión tecnológica, pero evolucionable a una estructura de base de datos automatizable

Amenazas proceso analítico con modelo de datos

  • Resistencias al cambio
  • Fase inicial de transición donde las mejoras no son evidentes y el sobrecoste de implementación sí
  • Curva de aprendizaje
  • Necesidad de capacitación o apoyo externo de mantenimiento

¿Cómo lo hemos hecho? Metodología

El nuevo modelo analítico parte de unos ficheros de registro que permiten una captación coherente y homologada de los campos que se requieren para el análisis y la evaluación. Cada unidad o área debe completar y registrar unos nuevos excels de captación a partir de sus propias fuentes. Se trata de un sistema sencillo y flexible que delimita los diferentes niveles de registro de los datos y que no invalida futuras integraciones o automatizaciones con las fuentes de datos originales. La integración significaría un proceso totalmente automatizado pero, ahora mismo, es mucho más costoso tanto su desarrollo como el mantenimiento

Así, todas las fuentes de datos son conectadas a través de un sistema ETL que permite la alimentación de una base de datos única de forma semi-automatizada.

El esquema del modelo analítico es el siguiente

La base de datos o modelo se compone de un conjunto de tablas relacionadas a través de diferentes campos. Hay dos grandes categorías de tablas:

  • Aquellas con la información de los hechos, los actos / actividades de las que queremos guardar información, básicamente registran métricas, números, por ejemplo: asistencias, usos, concesiones de subvención, campañas de contenidos digitales, etc.
  • Y las tablas que describen los elementos que “actúan” en los hechos, las tablas con los atributos de las dimensiones de los hechos. Por ejemplo: los espectáculos que se venden, las exposiciones que se exhiben, los centros culturales o equipamientos donde se desarrolla la actividad, el tipo de público al que va dirigida o el tipo de actividad, etc.

Las relaciones entre las diferentes tablas del modelo (hechos y dimensionales) nos dejan un modelo de datos clásico en forma de estrella. El modelo integra todos los cálculos y métricas que permiten responder las principales preguntas que el Área de eduación, innovación y cultura de L’Hospitalet se hace alrededor de la actividad cultural. A la vez estos cálculos permiten extraer las variables que se requieren desde los Círculos de Comparación Intermunicipal.

La optimización analítica será clave en la generación de conocimiento y facilitará la evaluación de la actividad cultural y la toma de decisiones del Servicio de Cultura del Ayuntamiento de Hospitalet de Llobregat.

A las organizaciones culturales, como cualquier otra, lo más importante no son los datos en sí mismas sino el conocimiento que pueden generar. Este conocimiento aplicado a una lógica de evaluación es lo que debe permitir que las organizaciones implanten mejoras continuas.

De hecho, el conocimiento que se puede extraer en la actualidad a través de los datos nos debe permitir poder tomar decisiones en un marco de evaluación continua y, por tanto, de mejora y rendición de cuentas. Sin olvidar que este tipo de proyectos en el mundo local fomentan el desarrollo de políticas culturales que pueden servir de ejemplo para otros municipios.

Descargad la memoria completa del proyecto aquí

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